Case: Siun sote, Pohjois-Karjalan keskussairaala

Kuopion Yliopistollinen Sairaala KYS attune abduktio Siun sote Pohjois-Karjalan keskussairaala

”Omaisten tuskaa ei voi edes kuvitella, kun vainajalogistiikan prosessi pettää ja tapahtuu virhe”

Mikäli vainajan identifiointi tehdään vain aistien ja paperien varassa, voi vainajalogistiikan prosessi pettää. Seuraukset ovat äärimmäisen ikäviä niin vainajan omaisille kuin hoitohenkilökunnallekin. Siun Soten Joensuun keskussairaalassa työskentelevää ylihoitaja Satu Rantalaa voi hyvin kutsua tällaiset tilanteet eliminoivan ratkaisun ”äidiksi”.

Meillä tapahtui vuonna 2014 vainajan luovutustilanteessa virhe ja vainaja vaihtui. Tämä tapahtui siitäkin huolimatta, että vainajalogistiikan prosessia oli vasta vähän aikaa sitten tarkistettu – kaikista tekemistämme tarkistus- ja kirjaamistoimenpiteistä huolimatta aistinvarainen tarkistus petti.

Syntyi välittömästi ajatus, että näin ei saa käydä enää koskaan. Kaikki se omaisten tuntema mielipaha ja tuska asian ympärillä, sellaista ei kenenkään pidä joutua kokemaan. Kun silmät näkevät jotain ja aivot sanovat toista – se ei riitä. Pitää olla 100 %:n varmuus, että kyseessä on oikea vainaja, Satu Rantala muistelee vuosien takaista tilannetta Kuopiosta.

Virheiden pääsyynä aistinvaraisuus

Ikävät tapaukset ovat lähes poikkeuksetta johtuneet inhimillisistä syistä ja aistinvaraisesta tarkistuksesta. Rantala kertoo, että jopa kahden ihmisen välillä saattaa tapahtua tietokatkoksia.

Jos työkaveri on esimerkiksi syömässä ja kollega vastaanottaa tai luovuttaa vainajan sillä välin, eivät saapuneen tai luovutetun vainajan tiedot siirry heti paperilta eteenpäin järjestelmään tai toiselle työntekijälle. Vainajan sijainti ja muut vainajaan liittyvät tiedot, tulee olla aina reaaliaikaisesti jokaisen työntekijän tiedossa. Paperitulosteilla toimiminen ei luonnollisestikaan vastaa tarpeeseen. Tästä syystä halusimme aikanaan ratkaisun, joka toimii reaaliaikaisesti pitäen sisällään kaikki tarvittavat tiedot niin säilytettävistä kuin luovutetuistakin vainajista, Rantala painottaa.

Olimme myös siirtymässä uusiin ja entisiä tiloja huomattavasti suurempiin vainajasäilytys- ja obduktiotiloihin, joten tarve mobiilikirjaamiselle ja automaatiolle oli selvää. Isommissa tiloissa kertyy myös enemmän askelia, jos kirjaaminen tapahtuisi vain työasemilla.

Mobiilikirjaamisen avulla säästyy askelia ja muutoinkin fyysisesti raskas työ helpottuu tältä osin, Rantala myös kertoo.

Mobiiliratkaisu yhdistää aistit ja automaation

Hanke vainajalogistiikan kehittämiseksi lähti nopeasti liikkeelle. Rantalan ja KYS:in obduktiopreparaattoreiden sekä Finn-ID:n yhteistyössä syntyi ATTUNE Obduktion nimellä tunnettu ratkaisu, joka identifioi vainajan 100 % varmuudella. Ratkaisussa hyödynnetään TietoEVRYn ”QPati” patologian toiminnanohjausjärjestelmää.

Automaation avulla varmistetaan niin vainajan identifiointi kuin säilytyspaikkakin. Tunnisteena toimii vainajarannekkeen henkilötunnuksen viiva- tai QR-koodi. Vainajan tiedot luetaan mobiilisti järjestelmään.

Kaksoisvarmistus on saanut paljon positiivista palautetta.

Kun aistit ja automaatio toimivat yhdessä, on virheen mahdollisuus enää hyvin minimaalinen. Voimme olla varmoja, että meillä on aina oikea vainaja käsittelyssä. Vainajiin liittyvät asiat ovat aina herkkiä ja tunteita herättäviä. Identifioinnin tulee olla varmaa, virheisiin ei ole varaa, Rantala kertoo.

Rantala tunsi Finn-ID:n mm. laboratoriopuolen merkinnöistä

Ennen vainajalogistiikan ratkaisua Finn-ID oli tuttu kumppani Rantalalle mm. laboratoriopuolen merkinnöistä. Yhdessä tällaisessa tapaamisessa Rantala päätti ottaa puheeksi sairaalan akuutin halun kehittää vainajalogistiikkaa virheettömämmäksi.

Tiesin Finn-ID:n toimijana, joka tuntee logistiikan ja hallitsee sovelluskehityksen. Ajatusta lähdettiin molemmin puolin muhittelemaan ja jälkeenpäin ei voi kuin iloita, kuinka merkittävä ratkaisu ideasta syntyi. Mobiilikirjausratkaisu vainajalogistiikkaan oli juuri se, mitä lähdimme hakemaan, hän muistelee.

Molemmin puolin otimme eri toimijoita organisaatioidemme sisältä mukaan – niin Finn-ID:ltä kuin sairaalasta. Mukana yhteistyössä oli myös TietoEVRYn asiantuntija, jotta saimme näkökulman potilastietojärjestelmän yhteensopivuudesta. Kaiken lähtökohtana oli, kuinka voimme parhaiten hyödyntää potilastietojärjestelmän tietoja ja liittää siihen mukaan mobiilisovelluksen, jotta kirjaukset olisivat tehtävissä vainajan vierellä ja reaaliaikaisesti, Rantala jatkaa.

Obduktioteknikon palaute oli selkeä:

Yhteistyö sujui hyvin ja projekti eteni mallikkaasti johtuen paljon siitäkin, että Rantala tunsi QPatin ominaisuudet perin pohjin.

Jo alkuvaiheessa, kun sovelluksen runko oli selkeä, sitä lähdettiin työstämään obduktiopreparaattorien kanssa. Silloisesta työpaikastani Kuopion yliopistollisesta keskussairaalasta kehitysvaiheessa olivat vahvasti mukana Hannu Tiainen ja Heikki Luukkonen. Heillä oli erittäin vahva käytännön substanssiosaaminen ja tieto siitä, mitä käyttöönotettavassa mobiiliratkaisussa tulee ottaa huomioon jokapäiväisen työn näkökulmasta. Siirtyessäni 2018 Joensuuhun Siun soteen, oltiin sovellusta vasta ottamassa käyttöön KYS:ssä, joten en ehtinyt nähdä sovellusta käytännön työssä, Rantala kertoo.

”Sellainen tarvitaan tännekin”

Ratkaisu otettiin 2021 käyttöön myös Joensuun keskussairaalassa, jossa on keskimäärin noin 1000 vainajaa vuosittain. ATTUNE Obduktio -sovelluksen käyttöönoton mahdollisti vuoden 2020 alusta käyttöönotettu QPati.

Hauskaa on sekin, että kun meillä obduktioteknikoksi opiskeleva henkilö vieraili Kuopiossa tutustumassa vainajalogistiikan prosessiin ja samalla ATTUNE Obduktio-sovellukseen, oli hänen viestinsä selkeä; ”Sellainen tarvitaan tännekin”, Rantala naurahtaa.

Positiivinen asenne edesauttoi sovelluksen käyttöönottoa ja uusien työskentelytapojen jalkauttamista. Kuopiossa sovellus on myös hioutunut käytännön työn kautta ja Joensuussa otettiinkin sovellus käyttöön KYS:n kanssa yhteneväisillä ominaisuuksilla ja tietokentillä.

Säästyy niin askelia kuin aikaa

Helppokäyttöinen, nopea oppia ja ottaa käyttöön, yksinkertainen, helpottaa olennaisesti työtä – mm. näin ratkaisua usein kommentoidaan käyttäjien toimesta.

Ennen kaikkea ratkaisu sujuvoittaa ja varmistaa työtä. Mobiilikirjaamisen ansiosta ei olla kiinni tietokoneessa. Asioita voidaan hoitaa suoraan siinä tilassa ja hetkessä, missä vainaja on, Rantala kommentoi.

Juuri viimeksi ratkaisua ovat Rantalalle kehuneet Joensuun keskussairaalan obduktioteknikko ja lääkintävahtimestari.

Eivät he sitä enää pois sieltä anna. Onhan se ihan toista, kuin se että aina juoksisit toiseen huoneeseen työasemalle kirjauksia tekemään. Nyt saa myös saman tien katsottua vainajan tiedot, jos joku niitä tiedustelee ja et olekaan työasemasi lähettyvillä. Kyllä tämä niin olennaisesti helpottaa työtä ja säästää askelien lisäksi aikaa. Mobiilisovelluksella kirjauksen saa tehtyä saman tien ja tiedot ovat ajan tasalla kaikkien saatavilla, hän iloitsee palautteesta.

Miksi tämä ei ole kaikkialla?

Yllättävän monessa sairaalassa on vielä käytössä kynä-paperi-menetelmä. Sähköisten järjestelmien käyttö on kuitenkin tätä päivää ja mobiilitoiminnot vainajien identifioinnissa tulisi liittää näihin järjestelmiin.

Vanhat piintyneet tavat saattavat joskus aiheuttaa sen, että uutta ratkaisua on vaikea hahmottaa.

Saatetaan ihmetellä, että onkohan se niin näppärä kuin sanotaan, mutta kun toimintaperiaate näytetään ja sitä pääsee testaamaan, ei kukaan enää epäile ratkaisun toimivuutta, Rantala kertoo.

Rantalan mielestä parasta itse mobiiliratkaisussa on sen yksinkertainen nerokkuus; ratkaisussa hyödynnetään toiminnanohjausjärjestelmän tietoja, joista valikoidaan käytettävät tietokentät ja mitä tarvitaan missäkin vainajalogistiikan vaiheessa. Sovelluksesta tiedot ovat helposti saatavilla ja tietokentät helposti täytettävissä. Systeemi on nyt hiottu ja testattu niin hyväksi ettei missään työvaiheessa tule tehtyä mitään turhaa, hän kommentoi.

Ei ole niin hullua ideaa…

Finn-ID:lle Rantala antaa kehut avoimesta suhtautumisesta.

Kehitystyötä tehtiin pitkälle ilman, että oli varmuutta siitä, voidaanko ratkaisu oikeasti hankkia. Piti saada myös organisaatiot asian tueksi. Asiat ovat hoituneet Finn-ID.n kanssa sovitusti ja kysymyksiin on aina saatu vastaukset – erittäin hyvässä yhteistyössä niitä on ratkottu. Myös TietoEVRY on hoitanut asiat sujuvasti ja malllikkaasti, Rantala sanoo tyytyväisenä.

…etteikö sitä kannata ääneen sanoa

Ei ole niin hullua ideaa, etteikö sitä kannata ääneen sanoa, siitä voi lähteä liikkeelle iso puro ja tuotoksesta voi olla apua monelle muullekin kuin vain itselle. Mistä asia lähtikään liikkeelle ja mihin päädyttiin, tästä ATTUNE Obduktio on hyvä esimerkki.

Mobiilisovellus on hyvin yksinkertaisesti toteutettavissa, joten tietenkin toivoisin, että ratkaisu eläisi ja sitä hyödynnettäisiin mahdollisimman laajasti muihinkin järjestelmiin kuin QPatiin integroituna. Aina ei tarvita kokonaan uutta ohjelmaa, vaan voi muokata ja hyödyntää olemassa olevaa, käyttämällä hyväksi kulloisenkin osallisen asiantuntijuutta, hän päättää.

Obduktiopreparaattori Hannu Tiainen: "Vainajan tiedot kulkevat kätevästi taskussa mukana"

Kuvassa (oikealta lukien) Heikki Luukkonen, Mari Hiltunen ja Hannu Tiainen – Kuopion yliopistollisen keskussairaalan preparaattorit. He käyttävät sovellusta työssään päivittäin ja kehuvat sen näppäryyttä – reaaliaikainen tieto on taskussa saatavilla koko päivän.

Kuopion yliopistollisen sairaalan obduktiopreparaattori Hannu Tiainen kertoo, että ratkaisua hyödynnetään myös vainajan lisätietojen kirjaamiseen. Aikaisemmin tietoja piti etsiä ”hieman sieltä sun täältä” – nyt kaikki löytyvät samasta paikasta. – Listat taskussa oli monin verroin hankalampaa ja hitaampaa, nyt tiedot kulkevat kännykässä kätevästi mukana, Tiainen jatkaa.

Tiainen tietää mistä puhuu, sovellus on hänellä käytössä joka ikinen työpäivä.

Sovelluksessa tärkeät tiedot yläällä

Kuopiossa sovellukseen kirjataan tärkeitä tietoja kuten vainajan avaukseen liittyen tiedot (oikeuslääketieteellinen vai lääketieteellinen), onko vainaja luovutuskiellossa vai luovutettavissa ja onko hautauslupaa. Tiainen kertoo, että kaikki mahdollinen tieto kirjataan sovellukseen sitä mukaa, kun tiedetään. Näin hautaustoimiston tai omaisten soittaessa kaikki tieto on saatavilla.

Tämä on todella näppärä käyttää. Meilläkin on noin 2000 vainajaa vuodessa ja myös puheluita tulee iso määrä, kun vastaamme koko Itä-Suomen oikeuslääketieteellisistä avauksista. Kun sairaalan potilaskuljettajat ja hautaustoimiston työntekijät tuovat vainajat säilytykseen, he kirjaavat vainajat omilla tunnuksilla järjestelmään. Vainajaa noudettaessa kirjaamme tiedon luovutuksesta; minne on toimitettu, kuka on vienyt ja hautaustoimiston edustaja allekirjoittaa tiedot.

Myös vainajan mahdolliset arvoesineet ja tiedot vaatteista kirjataan vapaata tekstikenttää hyödyntäen.

Tiainen arvostaa ratkaisun yksinkertaisuutta – kaikki työvaiheet tulee varmasti tehtyä ja missään ei ole tarvetta oikaista, kun sovelluksessa ei ole mitään turhaa vaan se toimii juuri tarkoituksensa mukaisesti.

”On kamalaa, jos vainajalogistiikan prosessissa joku pettää – aistinvarainen tarkistus ei ole riittävä vaan tarvitaan automaatiota aistien lisäksi.”